Wykonanie przez pracownika pracy łączy się z koniecznością wypłaty na jego rzecz wynagrodzenia stanowiącego podstawowe świadczenie przysługujące ze strony pracodawcy. Należy podkreślić że pracownik zachowuje uprawnienia płacowe także za czas nieświadczenia pracy, jeżeli wynika to z przepisów prawa.

Jednym z najważniejszych obowiązków pracodawcy jest terminowe wypłacanie prawidłowo ustalonego wynagrodzenia, z zachowaniem wymaganego w tym zakresie trybu (art. 94 pkt 5 k.p.).

Warto podkreślić, że z dniem 1 stycznia 2019 r. weszła w życie niewielka, lecz istotna zmiana w przepisach k.p. dotyczących postępowania w zakresie wypłaty wynagrodzenia za pracę. Chodzi w tym przypadku o nowe brzmienie art. 86 par. 3 k.p., określającego sposób realizacji przez pracodawcę obowiązku płatności wynagrodzenia pracowniczego. Dotychczasowe zapisy kodeksowe przewidywały wypłatę w formie pieniężnej do rąk pracownika jako podstawową formę wykonania wspomnianego obowiązku. Nowe rozwiązania preferują wypłatę wynagrodzenia bezgotówkowo, czyli w formie przelewu na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy. Płatność do rąk własnych będzie obowiązkiem pracodawcy tylko wówczas, gdy pracownik złoży w tej sprawie wniosek (w postaci papierowej lub drogą elektroniczną). Modyfikacje w odniesieniu do tych kwestii zostały wprowadzone na podstawie art. 1 pkt 2 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357). Więcej informacji na ten temat można znaleźć w dalszej części niniejszego punktu.

Ustalenie terminu oraz miejsca wypłaty wynagrodzenia

Dzień wypłaty wynagrodzenia ustala się z góry tak, aby przypadał:

• w stałym terminie oraz
• co najmniej raz w miesiącu.

Zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 80 k.p. wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, a zatem wypłata wynagrodzenia następuje z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości. Wyjątkowo w niektórych odrębnych regulacjach (pragmatykach zawodowych) przewidziano termin płatności ustalony z góry (np. art. 39 ust. 3 KN).

Należy zauważyć, że przepisy prawa pracy nie zakazują w ramach indywidualnego stosunku pracy wskazania dnia płatności z góry. Właśnie taki pogląd wyraził SN w wyroku z dn. 04.08.1999 r. postanawiając, iż strony mogą w umowie o pracę określić, że wynagrodzenie za pracę płatne miesięcznie wypłaca się z góry (I PKN 191/99, OSNP 2000/22/814).

W niektórych systemach wynagradzania ukształtowanych wg kryterium rezultatu (np. systemy akordowe) określenie pełnej wysokości płacy na dany termin wypłaty może być utrudnione czy wręcz niemożliwe. W takich przypadkach stosuje się przepis art. 85 § 2 k.p., który dopuszcza wypłatę wynagrodzenia nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni miesiąca następującego po miesiącu, w którym przypada termin płatności.

W odniesieniu do składników wynagrodzenia przysługujących pracownikom za okresy dłuższe niż miesiąc przyjmuje się zasadę, iż są one wypłacane z dołu w terminach określonych w przepisach prawa pracy (art. 85 § 4 k.p.).

Jeżeli ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie należy wypłacić w dniu poprzedzającym.

Miejsce płatności wynagrodzenia należy wyraźnie określić w przepisach zakładowego prawa pracy (u.z.p., regulamin pracy lub regulamin wynagradzania). Ustalenia w tym zakresie mają również stały charakter, a każda zmiana wymaga dokonania modyfikacji w aktach prawnych szczebla zakładowego.

Obowiązek ustalenia w regulaminie pracy zasad i trybu wypłaty wynagrodzenia

W obecnym stanie prawnym (art. 104¹ par. 1 pkt 5 k.p.) regulamin pracy powinien określać:

• termin wypłaty wynagrodzenia – ustalony konkretną datą kalendarzową lub datami kalendarzowymi, jeśli w danym zakładzie pracy poszczególne grupy pracowników pobierają wynagrodzenie w różnych terminach,
• miejsce płatności – które należy wyraźnie zlokalizować przez podanie szczegółowych danych identyfikacyjnych (np.: nazwę działu, nr pokoju itp.),
• czas realizowania wypłat – oznaczony konkretną godziną lub przedziałem czasu, w którym pracownicy będą mogli podejmować pensje,
• częstotliwość wypłat, z obowiązkowym uwzględnieniem regulacji art. 85 § 1 k.p. (wynagrodzenie powinno być wypłacane co najmniej raz w miesiącu w stałym i ustalonym z góry terminie).

Zakres danych dotyczących wypłaty wynagrodzenia wymaganych w informacji o warunkach zatrudnienia

W myśl aktualnie obowiązujących przepisów art. 29 § 3–3³ k.p. każdy pracodawca zawierając z pracownikiem umowę o pracę, obowiązany jest mu wręczyć (nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy) pisemną informację o pozaumownych warunkach zatrudnienia, a także poinformować na piśmie o zmianie warunków zatrudnienia pracownika (na temat nin. informacji patrz także: rozdz. II pkt 3, str. 3–6 oraz Dział 5 rubryka „Umowy i druki w stosunku pracy”, poz. 1a–1c).

W informacji o warunkach zatrudnienia pracodawca zamieszcza m.in. wzmiankę o częstotliwości wypłat wynagrodzenia, natomiast pracodawca niemający obowiązku ustalenia regulaminu pracy musi dodatkowo wskazać miejsce, termin i czas płatności pensji. W informacji o zmianie warunków zatrudnienia należy wskazać częstotliwość wypłat wynagrodzenia.

Osoby uprawnione do odbioru wynagrodzenia

Osobą uprawnioną do odbioru wynagrodzenia jest pracownik. Odbiór wynagrodzenia przez inną osobę może nastąpić wyłącznie wówczas, gdy przepisy prawa przewidują taką możliwość.

W razie gdy zaistniały przeszkody uniemożliwiające pracownikowi osobiste stawienie się w zakładzie pracy w celu odebrania wynagrodzenia – może on upoważnić inną osobę do dokonania w jego imieniu tej czynności. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie, z odpowiednim uwzględnieniem przepisów art. 98–109 ustawy
z dn. 23.04.1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. z 2018 r. poz. 1025, z późn. zm.).

Z kolei przepisy ustawy z dn. 25.02.1964 r. – Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz.U. z 2017 r. poz. 682, ze zm.) wskazują okoliczności, w których osobą upoważnioną do odbioru wynagrodzenia jest współmałżonek pracownika. Oznacza to, że wypłata wynagrodzenia do rąk małżonka może nastąpić, jeżeli:

• sąd nakazał wypłacenie wynagrodzenia za pracę albo innych należności (w całości lub w części) przysługujących jednemu z małżonków pozostającemu we wspólnym pożyciu – w przypadku gdy małżonek ten nie przyczynia się do zaspokajania potrzeb rodziny; nakaz, o którym mowa, zachowuje moc mimo ustania po jego wydaniu wspólnego pożycia małżonków, z tym że sąd może na wniosek każdego z małżonków nakaz ten zmienić lub uchylić (art. 28 k.r.o.),
• jeden z małżonków pozostających we wspólnym pożyciu doznał przemijającej przeszkody – w takim przypadku drugi małżonek może za niego działać w sprawach zwykłego zarządu, w szczególności mo-że bez pełnomocnictwa pobierać przypadające należności, chyba że sprzeciwia się temu małżonek, którego przeszkoda dotyczy. Względem osób trzecich sprzeciw jest skuteczny, jeśli był im wiadomy. Wynika stąd, że pracownik zgłaszający sprzeciw powinien to uczynić w taki sposób, aby pracodawca nie miał wątpliwości co do oświadczenia woli pracownika w tej sprawie (art. 29 k.r.o.).

Wymagana forma wynagrodzenia za pracę oraz tryb jego wypłaty

Zgodnie z ustawową dyspozycją określoną w art. 86 § 2 k.p. wypłaty wynagrodzenia dokonuje się w formie pieniężnej, co oznacza, że pracownik jest uprawniony do otrzymania określonej kwoty w pieniądzu.

Częściowe spełnienie wynagrodzenia w innej formie niż pieniężna jest dopuszczalne tylko wówczas, gdy:

• przewidują to ustawowe przepisy prawa pracy,
• wynika to z postanowień u.z.p.

Powyższa regulacja uwzględnia niektóre branżowe przepisy zezwalające na częściową realizację wypłaty należności pracowniczych w naturze. Określone grupy zawodowe mogą zatem otrzymywać deputaty stanowiące równowartość ustalonej w ustawie bądź w u.z.p. części wynagrodzenia za pracę.

Od dnia 1 stycznia 2019 r. przepis art. 86 par. 3 k.p., który określa sposób wypłaty wynagrodzenia za pracę, uzyskał nowe brzmienie nadane w drodze nowelizacji wynikającej z ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357). W tym zakresie przedmiotowym zasadniczej zmianie uległy priorytety, bowiem preferowaną formą realizacji obowiązku pracodawcy, polegającego na wypłacie wynagrodzenia za pracę jest obecnie wypłata pensji na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy. Takie uregulowanie wspomnianej kwestii jest zatem odejściem od porządku prawnego obowiązującego do końca 2018 r. (dotychczasowe brzmienie omawianego przepisu zostało uznane za anachroniczne, niedostosowane do aktualnych realiów społecznych i ekonomicznych).

Zgodnie z art. 86 par. 3 k.p., w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2019 r., wypłata wynagrodzenia jest dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złożył w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

W tym kontekście najczęściej spotykanym sposobem regulowania przez pracodawcę należności pracowniczych jest przekazanie kwoty wynagrodzenia przysługującego danemu pracownikowi na indywidualny rachunek bankowy. W związku z tym należy pamiętać, że realizacja przelewu bankowego powinna nastąpić w takim czasie, aby pracownik mógł dysponować wynagrodzeniem w dniu, który został określony
w przepisach zakładowego prawa pracy jako dzień płatności.

Jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych, pracodawca ma prawo żądać od tego pracownika podania numeru rachunku płatniczego, na które ma być przelewane wynagrodzenie przysługujące pracownikowi ze stosunku pracy (art. 221 par. 2 pkt 3 obowiązujący od dnia 1 stycznia 2019 r.).

Pracownik otrzymuje wynagrodzenie w złotówkach, chyba że odrębne przepisy rangi ustawowej stanowią inaczej. W tym miejscu warto wspomnieć o dodatkowych postanowieniach umowy o pracę z pracownikiem skierowanym do pracy na obszarze państwa niebędącego członkiem UE (na okres dłuższy niż miesiąc). W umowie takiej należy określić – niezależnie od innych postanowień – walutę, w której będzie wypłacane pracownikowi wynagrodzenie w czasie wykonywania pracy za granicą (art. 29¹ § 1 pkt 2 k.p.).

Prawo pracownika do kontroli dokumentów stanowiących podstawę obliczenia przysługującego mu wynagrodzenia

W razie powstania po stronie pracownika wątpliwości co do prawidłowego sposobu ustalenia należnego mu wynagrodzenia – pracownik ma prawo zażądać od pracodawcy udostępnienia do wglądu dokumentów, na których podstawie obliczono jego płacę. Pracodawca jest obowiązany uwzględnić zgłoszone przez pracownika żądanie (art. 85 § 5 k.p.).

Warto w tym miejscu zaznaczyć, że pracownik może dochodzić przed sądem pracy nakazania udzielenia informacji mających istotne znaczenie dla jego sytuacji pracowniczej (art. 2 § 1 i 476 § 1 k.p.c.). Powyższą wykładnię zawarto w postanowieniu SN z dn. 16.09.1999 r. (I PKN 331/99, OSNAPiUS 2001/9/314).

Konsekwencje nieprawidłowości w zakresie wypłaty wynagrodzenia

Prawidłowe wykonanie przez pracownika obowiązków pracowniczych rodzi po stronie pracodawcy zobowiązanie do wypłaty wynagrodzenia. Niewypłacenie wynagrodzenia w terminie lub wypłata w zaniżonej wysokości oznacza powstanie po stronie pracownika określonego roszczenia o charakterze majątkowym.

Pracodawca jest obowiązany terminowo i prawidłowo wypłacać wynagrodzenie. Jeżeli pracodawca nie wypłaca w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia przysługującego pracownikowi albo uprawnionemu do tego świadczenia członkowi rodziny pracownika, wysokość tego wynagrodzenia bądź świadczenia bezpodstawnie obniża albo dokonuje bezzasadnych potrąceń – podlega karze grzywny (art. 282 § 1 pkt 1 k.p.).

Zgodnie z aktualnym brzmieniem art. 282 § 1 pkt 1 k.p. grzywna, o której mowa w tym przepisie, wynosi od 1 000 zł do 30 000 zł.

Pracodawca musi się ponadto liczyć z innymi konsekwencjami niewywiązywania się z obowiązków dotyczących wypłaty wynagrodzenia – są nimi w szczególności:

• nakazanie skierowane przez właściwy organ PIP wypłaty należnego wynagrodzenia za pracę, a także innego świadczenia przysługującego pracownikowi; nakazy w tych sprawach podlegają natychmiastowemu wykonaniu (art. 11 pkt 7 ustawy z dn. 13.04.2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy – U. z 2018 r. poz. 623, z późn. zm.),
• obowiązek wypłaty należnej pracownikowi części wynagrodzenia wraz z odsetkami, jeżeli pracodawca bezpodstawnie zaniżył wysokość wynagrodzenia. Do wypłaty wynagrodzenia w bezzasadnie obniżonej wysokości dochodzi m.in. w przypadkach wadliwego dokonania potrąceń z wynagrodzenia, nałożenia kary pieniężnej nie-zgodnie z przepisami k.p. lub bezprawnego potrącenia jednego ze składników płacy,
• konieczność wypłaty wynagrodzenia z odsetkami w razie naruszenia terminu płatności. Stosownie do brzmienia uchwały SN z dnia 19.09.2002 r. odsetki z tytułu opóźnienia w wypłacie wynagrodzenia za pracę przysługują pracownikowi za czas opóźnienia także w części, od której pracodawca odprowadził składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz zaliczkę na podatek dochodowy od osób
  fizycznych (OSNAP 2003/9/214),
• rozwiązanie przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia na podstawie 55 § 1¹ k.p. z powodu dopuszczenia się przez pracodawcę ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych. Zgodnie z treścią wyroku SN z dn. 04.04.2000 r. pracodawca niewypłacający pracownikowi w terminie całości wynagrodzenia, ciężko narusza prawo pracy. W takich okolicznościach pracownik może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia, otrzymując jednocześnie odszkodowanie z powodu rażącego niedbalstwa pracodawcy (I PKN 516/99, OSNAP z 2001 r. Nr 16, poz. 516),
• skierowanie sprawy do sądu pracy. Jeżeli sąd pracy przyjmie powództwo pracownika, zasądza wypłatę należnego wynagrodzenia wraz z odsetkami. W wyroku z dn. 21.07.1994 r. SN wyraził stanowisko, że roszczenie o odsetki z tytułu wypłacenia z opóźnieniem wynagrodzenia za pracę jest ściśle związane ze stosunkiem pracy, gdyż dotyczy odpowiedzialności pracodawcy za niewykonanie wynikającego z art. 86 k.p. obowiązku wypłacenia wynagrodzenia w miejscu oraz terminie określonym w regulaminie pracy i powinno być uwzględnione przez sąd pracy, nawet gdyby pracownik tego roszczenia nie zgłosił (I PRN 42/94, OSNAP 1994/12/192),
• odpowiedzialność karna przewidziana w ustawie z dn. 06.1997 r. – Kodeks karny (Dz.U. z 2018 r. poz. 1600) za szczególnie rażące naruszenie praw pracowniczych. Zgodnie z brzmieniem art. 218 § 1a k.k. karze grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2 podlega ten kto, wykonując czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, złośliwie lub uporczywie narusza prawa pracownika wynikające ze stosunku pracy bądź ubezpieczenia społecznego. Ponadto, osoba zobowiązana orzeczeniem sądu do wypłaty wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia ze stosunku pracy, obowiązku tego nie wykonuje – podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 3 (art. 218 § 3 k.k.).

Roszczenia pracownicze dotyczące uprawnień płacowych ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne.

Maciej Ofierski