Pracownik dostarczył decyzję o orzeczeniu niepełnosprawności w dniu 14 listopada 2012 r. Czy należy robić korektę odpisu na fundusz socjalny na koniec grudnia 2012 r. uwzględniając wspomnianą niepełnosprawność? Czy w bieżącym 2013 r. należy zrobić odpis doliczając 182,32 zł do podstawowego odpisu na ZFŚS?
Odpowiedź:
Kwestię dokonywania przez pracodawcę odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych reguluje ustawa z dn. 04.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t. jedn. Dz. U. 2012 Nr 592 z późn. zm.). Zgodnie z przepisami ustawy fundusz tworzony jest przez samych pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty a także pracodawcy działający w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników (art. 3 ust. 1 i 2 ustawy). Pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć fundusz lub wypłacać pracownikom świadczenie urlopowe (art. 3 ust.3 ustawy), którego wysokość zgodnie z art. 3 ust.4 ustawy nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego określonego w art. 5 ust. 2, 2a i 3 – odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika, z tym, że wysokość świadczenia dla zatrudnionych, o których mowa w art. 5 ust. 2 i 3 ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika.
Wysokość odpisu na ZFŚS może być dowolnie kształtowana przez pracodawców w układzie zbiorowym pracy (art. 4 ust.1 ustawy). W przypadku gdy u pracodawcy pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy zgodnie z art. 4 ust.2 ustawy wysokość odpisu może zostać określona w regulaminie wynagradzania. Natomiast w sytuacji, gdy u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa wówczas postanowienia dotyczące wysokości odpisu zawarte w regulaminie wynagradzania wymagają indywidualnego uzgodnienia z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (art. 4 ust.3 w zw. z art. 8 ust. 2 ustawy).
Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Wysokość odpisu podstawowego wynosi 37,5% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą (art. 5 ust.2 ustawy). Przeciętne miesięczne wynagrodzenie określane jest przez Prezesa GUS. Obecnie wynosi ono 2917,14 zł. Zatem wysokość odpisu podstawowego przysługująca na pracownika zatrudnionego w warunkach normalnych wynosi 1093,93 zł. W odniesieniu do osób niepełnosprawnych przepisy ustawowe przewidują możliwość zwiększenia wysokości dokonywanego odpisu podstawowego o 6,25% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. Kwota zwiększenia zgodnie z wyliczeniem 2917,14 zł x 6,25 % wynosi obecnie 182,32 zł. Odpis w wysokości zwiększonej przysługuje każdej osobie zatrudnionej, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności (art. 5 ust.4 ustawy). Zgodnie z art. 5 ust. 8a ustawy odpisy i zwiększenia, o których mowa w art. 5, 13 i 14 u pracodawcy stanowią jeden fundusz.
Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych zgodnie z art. 5, 13 i 14 na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym, że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75 % równowartości odpisów, o których mowa w art. 5 ust.1-3 (art. 6 ust.2 ustawy). W związku z wyznaczeniem terminów ustawowych do odprowadzenia odpisu na ZFŚS oraz z uwagi na możliwe zmiany dotyczące liczby zatrudnionych osób oraz konieczność zaistnienia zwiększeń odpisu nie jest możliwe określenie prawidłowej wysokości odpisów w momencie ich dokonywania. Z tego względu ustawodawca przewidział możliwość skorygowania wielkości odpisu wskutek ustalenia faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych poprzez jego ponowne wyliczenie na koniec roku kalendarzowego. Jeżeli faktyczna liczba zatrudnionych jest wyższa od przewidywanej na początku roku kalendarzowego różnicę pomiędzy odpisem odprowadzonym a należnym należy odprowadzić na rachunek funduszu. Natomiast jeżeli kwota odpisu odprowadzona za dany rok kalendarzowy jest mniejsza niż w roku następnym można odprowadzić odpis należny za ten rok pomniejszony o nadpłaconą kwotę lub wycofać odpowiednie środki z funduszu.
W przedmiotowym przypadku pracodawca został powiadomiony o orzeczeniu niepełnosprawności w stosunku do pracownika w dniu 14 listopada, zatem pracodawca będąc zobowiązanym do przekazania kwot odpowiednio w terminie do 30 września i 31 maja dokonał odpisu w wysokości podstawowej. Ustawa nie reguluje kwestii comiesięcznego odprowadzania odpisów. Regulacją ustawową objęto natomiast możliwość ponownego przeliczenia na koniec roku liczby pracowników i tym samym wyliczenia wysokości odpisu. Zgodnie z art. 5 ust. 6 ustawy sposób ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na Fundusz biorąc pod uwagę w szczególności liczbę osób zatrudnionych w danym roku kalendarzowym określa rozporządzenie ministra właściwego do spraw pracy. Sposób obliczania liczby osób zatrudnionych w danym roku kalendarzowym zawiera Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 09 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. 2009 Nr 43 poz. 349). Zgodnie z § 1 rozporządzenia podstawę obliczania stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy). Przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12. Pozwala to na obliczenie wysokości należnego do odprowadzenia odpisu a tym samym na dokonanie ewentualnej korekty sumy już odprowadzonej. Wysokość dokonanego zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy odpisu podlega skorygowaniu na koniec roku kalendarzowego. Z powyższego wynika, iż liczba zatrudnionych na początku roku kalendarzowego decyduje jedynie o obowiązku pracodawcy tworzenia funduszu w danym roku kalendarzowym (tak Anna Martuszewicz [w:] Komentarz do art. 5 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Natomiast o wysokości należnego odpisu decyduje ostatecznie faktyczna przeciętna liczba zatrudnionych ustalona na koniec roku.
Wobec powyższego należy wskazać, że pracodawca powinien dokonać korekty odpisu na koniec grudnia 2012 r. uwzględniając orzeczenie wobec pracownika niepełnosprawności. Pamiętać jednak należy, że uprawnienie do odprowadzenia zwiększenia w kwocie 182,32 zł przysługuje pracodawcy jedynie w sytuacji gdy wobec osoby zatrudnionej orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności (art. 5 ust.4 ustawy). Ponadto w zależności od czasu trwania stanu niepełnosprawności również w bieżącym 2013 r. pracodawca powinien dokonać odpisu na ZFŚS zwiększonego o kwotę 182, 32 zł w stosunku do odpisu podstawowego .
aplikantka radcowska Anna Zezula
z Kancelarii Prawnej Filipek & Kamiński sp.k.
