Z dniem 1 stycznia 2019 r. wejdą w życie przepisy nowej ustawy z dn. 10.01.2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. poz. 357).
Jak wynika już z samego tytułu wymienionego powyżej aktu prawnego, regulacje w nim zawarte wprowadzają liczne udogodnienia w obszarze przechowywania dokumentacji pracowniczej. Chodzi w tym przypadku przede wszystkim o skrócenie minimalnego okresu, w ramach którego pracodawca będzie zobowiązany przechowywać akta osobowe pracownika w odpowiednich warunkach (10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł) oraz o usankcjonowanie możliwości prowadzenia i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych w postaci elektronicznej.
Powyższe rozwiązania prawne przewidziano, nowelizując następujące akty normatywne:
- ustawę z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 108, z późn. zm.),
- ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2018 r. poz. 217),
- ustawę z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. z 2017 r. poz. 1778, z późn. zm.),
- ustawę z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1383, z późn. zm.).
Wszystkie zmiany w tych przepisach wejdą w życie z dniem 1 stycznia 2019 r., o czym była już uprzednio mowa. W drodze wyjątku ustawa z dn. 10.01.2018 r. przewiduje – w odniesieniu do dwóch regulacji przejściowych – wcześniejszy termin uzyskania mocy obowiązującej. Wskazana dyspozycja dotyczy art. 11 i art. 12 powołanej ustawy, które weszły w życie z dniem ogłoszenia ustawy z dn. 10.01.2018 r., czyli 13 lutego 2018 r. Art. 11 ust. 1 wymienionej ustawy stanowi, iż przedsiębiorcy wykonujący działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania bez uzyskania wpisu do rejestru, o którym mowa w art. 51a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2018 r. poz. 217), zwaną dalej „ustawą o archiwach”, są obowiązani dostosować swoją formę prawną i uzyskać wpis do wspomnianego rejestru w terminie do dnia 31 grudnia 2018 r., a w przypadku nieuzyskania wpisu w tym terminie – zakończyć działalność. Do postępowania w zakresie uzyskania wpisu do rejestru oraz do wykonywania działalności, o których mowa w art. 11 ust. 1 ustawy z dn. 10.01.2018 r., stosuje się przepisy art. 51a i art. 51b-51t ustawy o archiwach (art. 11 ust. 2 ustawy z dn. 10.01.2018 r.). Zgodnie natomiast z art. 12 cyt. ustawy przedsiębiorca, który do dnia 31 grudnia 2018 r. nie uzyska wpisu do rejestru, o którym mowa w art. 51a ustawy o archiwach, zakończy wykonywanie działalności w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania i przekaże ją do dalszego przechowywania uprawnionemu podmiotowi, o którym mowa w art. 51a ust. 1 albo ust. 2 ustawy o archiwach.
Maciej Ofierski
