Regulamin wynagradzania

W rozumieniu art. 77 k.p. podstawowym aktem normatywnym zakładowego prawa pracy określającym warunki wynagradzania i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą jest układ zbiorowy pracy (u.z.p.), zawierany na zasadach oraz w trybie, które zostały ustalone w Dziale XI k.p. W przypadkach jednak gdy u.z.p. nie obowiązuje u danego pracodawcy albo jego postanowienia nie obejmują wszystkich pracowników, odpowiednim źródłem regulacji płacowych jest regulamin wynagradzania.

Pozycja regulaminu wynagradzania w hierarchii źródeł prawa pracy

W hierarchii źródeł prawa pracy ustanowionej w art. 9 k.p. regulamin wynagradzania jest usytuowany analogicznie jak regulamin pracy. Pozycja regulaminu wynagradzania, będącego aktem normatywnym niższego rzędu w stosunku do przepisów powszechnie obowiązujących oraz u.z.p. i porozumień zbiorowych, oznacza, że postanowienia regulaminu wynagradzania nie mogą być mniej korzystne niż:

• przepisy k.p., innych ustaw i aktów wykonawczych,
• postanowienia u.z.p. i porozumień zbiorowych.

Postanowienia regulaminu wynagradzania naruszające zasadę równego traktowania w zatrudnieniu (patrz: „Zasada równego traktowania w zatrudnieniu”) nie obowiązują.

Z założenia regulamin wynagradzania ma tymczasowy charakter, czyli obowiązuje do czasu objęcia pracowników zakładowym lub ponadzakładowym u.z.p. ustalającym warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą w zakresie i w sposób umożliwiający określanie – na jego podstawie – indywidualnych warunków umów o pracę (art. 772 § 3 k.p.). Powyższa zasada dotyczy przede wszystkim pracodawców zatrudniających znaczną liczbę pracowników. W mniejszych zakładach pracy regulamin wynagradzania stanowi wystarczającą regulację, zwłaszcza że ustawodawca nie ustalił czasowych granic obowiązywania regulaminu.

Regulamin wynagradzania jest aktem normatywnym, a nie czynnością prawną w rozumieniu art. 58 k.c. Jego obowiązywanie zależy od tego, czy został wydany w oparciu o przepisy wyższego rzędu, i w granicach zawartego w nich upoważnienia (wyrok SN z dn. 18.12.2002 r., I PKN 693/01, OSNAPiUS 2003/12/2005).

Pracodawcy zobowiązani do ustalenia regulaminu wynagradzania oraz zwolnienie z obowiązku wydania regulaminu

Do wydania regulaminu wynagradzania są zobowiązani pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników, nieobjętych zakładowym lub ponadzakładowym u.z.p. ustalającym warunki wynagradzania oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą w zakresie i w sposób umożliwiający określenie – na ich podstawie – indywidualnych warunków umów o pracę (art. 772 § 1 k.p.).

Przy ustalaniu stanu zatrudnienia dla potrzeb przewidzianych w art. 772 § 1 k.p. uwzględnia się wszystkich pracowników, niezależnie od rodzaju umowy o pracę oraz wymiaru czasu pracy. Oznacza to, że osoby zatrudnione na podstawie umów terminowych i w niepełnym wymiarze czasu pracy są traktowani – przy określaniu liczby zatrudnionych – jak pracownicy zatrudnieni bezterminowo na pełnym etacie.

W stanie liczbowym pracowników nie uwzględnia się natomiast osób wykonujących określone czynności na rzecz zakładu pracy na innej podstawie niż stosunek pracy (umowy cywilnoprawne).

Regulaminu wynagradzania nie ustala się w następujących przypadkach:

• u pracodawców zatrudniających mniej niż 20 pracowników – wymienieni pracodawcy określają warunki płacowe w umowach o pracę,
• w odniesieniu do członków korpusu służby cywilnej, pracowników urzędów państwowych zatrudnionych na podstawie mianowania i powołania, pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie wyboru, mianowania i powołania w urzędach marszałkowskich, starostwach powiatowych, urzędach gminy, biurach (ich odpowiednikach) związków jednostek samorządu terytorialnego (j.s.t.), biurach (ich odpowiednikach) jednostek administracyjnych j.s.t. oraz sędziów i prokuratorów,
• w stosunku do pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy, czyli pracowników kierujących jednoosobowo zakładem pracy i ich zastępców lub pracowników wchodzących w skład kolegialnego organu zarządzającego zakładem pracy oraz głównych księgowych, a także wobec osób zarządzających zakładem pracy na innej podstawie niż stosunek pracy (np. osoby wykonujące swe zadania w oparciu o tzw. kontrakty menedżerskie),
• w odniesieniu do pracowników zatrudnionych w państwowych jednostkach sfery budżetowej – zgodnie z art. 773 § 1 k.p. warunki wynagradzania i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą dla tych osób, jeżeli nie są one objęte u.z.p., określa, w drodze rozp. – w zakresie niezastrzeżonym w innych ustawach do właściwości innych organów – minister właściwy ds. pracy na wniosek właściwego ministra.

Podstawowe zasady tworzenia regulaminu wynagradzania oraz treść regulaminu

Regulamin wynagradzania musi ustalać warunki płacowe i zasady przyznawania innych świadczeń związanych z pracą w takim stopniu, aby było możliwe określenie indywidualnych należności pracownika. Oprócz tego w regulaminie wynagradzania pracodawca może ustalić także inne świadczenia związane z pracą i zasady ich przyznawania (art. 772 § 2 k.p.).

Wynagrodzenie przysługujące na podstawie regulaminu wynagradzania powinno być tak ustalone, aby odpowiadało w szczególności rodzajowi wykonywanej pracy i kwalifikacjom wymaganym przy jej świadczeniu, a także uwzględniało ilość i jakość wykonywanej pracy.

W obecnym stanie prawnym należy pamiętać przy konstruowaniu regulaminu wynagradzania o zasadzie równego traktowania w zatrudnieniu w odniesieniu do warunków płacowych. Zgodnie z treścią art. 183c § 1 k.p. pracownicy mają prawo do jednakowego wynagrodzenia za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości.

W celu prawidłowego określenia wynagrodzenia za pracę w regulaminie wynagradzania należy ustalić wysokość oraz zasady przyznawania pracownikom:

• stawek wynagrodzenia za pracę określonego rodzaju lub na określonym stanowisku,
• innych (dodatkowych) składników wynagrodzenia, jeżeli zostały one przewidziane z tytułu wykonywania określonej pracy.

Regulamin wynagradzania powinien w szczególności zawierać następujące elementy:

• postanowienia wstępne – w których ustala się zakres przedmiotowy i podmiotowy oraz wskazuje się podstawowe kryteria płacowe przyjęte do skonstruowania regulaminu,
• przepisy dotyczące stosowanych systemów wynagradzania (system wynagradzania szerzej omówiono w artykule „Systemy wynagradzania”.),
• regulacje dotyczące podstawy zaszeregowania płacowego pracowników uwzględniające przede wszystkim kategorie zaszeregowania przypisane dla określonych stanowisk pracy,
• postanowienia określające stawki wynagrodzenia zasadniczego oraz wysokość dodatkowych składników płacowych (obligatoryjnych i fakultatywnych),
• regulacje w zakresie innych świadczeń związanych z pracą (świadczenia emerytalno_rentowe, nagrody, należności z tytułu podróży służbowych),
• postanowienia końcowe dotyczące m.in. wejścia w życie regulaminu oraz zawierające odesłania do regulaminu pracy w zakresie terminu, miejsca, czasu i częstotliwości wypłaty wynagrodzenia. 

W odniesieniu do składników wynagrodzenia przysługujących na podstawie k.p. (m.in. dodatki za nadgodziny oraz z tytułu pracy w porze nocnej) należy stwierdzić, iż powinny one być uwzględnione w treści regulaminu wynagradzania. Jest to bezwzględnie wymagalne, jeżeli w danym zakładzie pracy stosuje się korzystniejsze warunki wynagradzania w tym zakresie niż to wynika z przepisów powszechnie obowiązujących.

W takim samym stopniu dotyczy to należności z tytułu podróży służ-bowych, przy czym postanowienia regulaminu wynagradzania nie mogą ustalać diety za dobę w podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona w rozp. MPiPS z dn. 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167).

W przypadku gdy regulamin wynagradzania nie zawiera postanowień dotyczących należności z tytułu podróży służbowych, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio wg przepisów rozp. MPiPS z dn. 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167).

Ponadto pracodawcy zamierzający zrezygnować z prowadzenia działalności socjalnej (tworzenie ZFŚS i wypłata świadczenia urlopowego), o której mowa w ustawie z dn. 04.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2012 r., poz. 592, z późn. zm.), powinni zawrzeć postanowienia w tej sprawie w treści regulaminu wynagradzania (art. 3 ust. 3b oraz art. 4 ust. 2 i 3 ustawy o ZFŚS).

Postępowanie dotyczące wprowadzenia w życie regulaminu wynagradzania

Zgodnie z brzmieniem art. 773 § 4 k.p. regulamin wynagradzania ustala pracodawca. Jeżeli u danego pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca uzgadnia z nią treść regulaminu.

W razie gdy w danym zakładzie pracy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, organizacje te powinny zająć wspólnie uzgodnione stanowisko. Jeżeli w sprawie ustalenia regulaminu wynagradzania organizacje związkowe nie przedstawią wspólnego stanowiska w terminie 30 dni, decyzje w tej sprawie podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk tych organizacji (art. 30 ust. 4 i 5 ustawy z dn. 23.05.1991 r. o związkach zawodowych – Dz.U. z 2001 r. Nr 79, poz. 854, z późn. zm.).

Pracodawca samodzielnie ustala regulamin wynagradzania, jeżeli:

• nie uzgodniono treści regulaminu w określonym przez strony terminie,
• u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa.

Regulamin wynagradzania wprowadzony z pominięciem obligatoryjnego trybu konsultacji z organizacjami związkowymi nie ma mocy wiążącej (por. wyrok SN z dn. 21.03.2001 r. I PKN 320/00, OSNAP 2001/16/5).

Regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 772 § 6 k.p.).

Wejście w życie regulaminu wynagradzania nie zależy od tego, czy i kiedy pracodawca udostępnił pracownikowi jego tekst (wyrok SN z dn. 21.07.1999 r. I PKN 165/99, OSNAPiUS 2000/20/745).

W ramach postępowania dotyczącego wprowadzenia w życie regulaminu wynagradzania pracodawca jest obowiązany:

• zawiadomić pracowników o wejściu regulaminu w życie, o zmianach dotyczących regulaminu,
• dostarczyć zakładowej organizacji związkowej niezbędną liczbę egzemplarzy regulaminu,
• na żądanie pracownika udostępnić do wglądu tekst regulaminu oraz wyjaśnić jego treść.

Zmiana postanowień regulaminu wynagradzania

Pomimo faktu, iż przepisy prawa pracy nie regulują kwestii częściowych modyfikacji w regulaminie wynagradzania, przyjmuje się, że każda zmiana w regulaminie następuje w trybie i na zasadach stosowanych przy wprowadzaniu regulaminu w życie. Potwierdzeniem tego jest również orzecznictwo SN, mianowicie w wyroku z dn. 06.10.2004 r. stwierdzono, że wypowiedzenie warunków wynagradzania wynikających z regulaminu wynagradzania bez uprzedniej jego zmiany jest nieskuteczne. Aby można było uznać, że doszło do zmiany regulaminu wynagradzania, zmiana musi zostać ustalona na piśmie i podana do wiadomości pracowników w sposób określony w art. 772 § 6 k.p. (I PK 569/03).

Na podstawie odesłania wynikającego z art. 772 § 5 k.p.do regulaminu wynagradzania stosuje się odpowiednio m.in. art. 24113 k.p. dotyczący dostosowania postanowień umowy o pracę do przepisów u.z.p. Adaptacja wymienionego unormowania oznacza, że korzystniejsze postanowienia regulaminu wynagradzania, z dniem jego wejścia w życie, zastępują z mocy prawa wynikające z dotychczasowych przepisów prawa pracy warunki umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy.

W przypadku natomiast gdy postanowienia regulaminu wynagradzania są mniej korzystne dla pracowników – należy je wprowadzić w trybie wypowiedzenia pracownikom dotychczasowych warunków umowy o pracę bądź innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy. W takiej sytuacji nie mają zastosowania przepisy ograniczające dopuszczalność wypowiadania umowy o pracę lub innego aktu będącego podstawą nawiązania stosunku pracy.

Do powyższej problematyki nawiązuje także treść wyroku SN z dn. 06.06.2000 r., zgodnie z którym po przekształceniu innego aktu zakładowego określającego zasady wynagradzania za pracę w regulamin wynagradzania w rozumieniu art. 772 k.p. jego postanowienie mniej korzystne dla pracowników niż wynikające z umów o pracę należało wprowadzić w drodze wypowiedzenia dotychczasowych warunków pracy lub płacy (art. 772 § 5 k.p. w zw. z art. 24113 § 2 k.p.) [I PKN 703/99, OSNAPiUS 2001/24/712).

Oczywiście tryb określony w  art. 24113 k.p. stosuje się zarówno w przypadku wprowadzania regulaminu wynagradzania, jak i w razie dokonywania częściowych zmian w tym akcie normatywnym.

Czasowe zawieszenie stosowania postanowień regulaminu wynagradzania

Obecnie obowiązujące przepisy (art. 91 k.p.) umożliwiają czasowe zawieszenie stosowania przepisów zakładowego prawa pracy, jeżeli jest to uzasadnione sytuacją finansową pracodawcy.

Podstawą do zawieszenia stosowania przepisów jest porozumienie zawierane przez pracodawcęi reprezentującą pracowników organizację związkową, a jeżeli pracodawca nie jest objęty działaniem takiej organizacji, stroną porozumienia jest przedstawicielstwo pracowników wyłonione w trybie przyjętym u danego pracodawcy. W przepisach k.p. nie określono trybu wyboru reprezentacji pracowników, dlatego przyjmuje się, wobec braku regulacji zakładowych w tym zakresie, iż dopuszczalna jest każda procedura wyborcza respektująca podstawowe prawa pracownicze.

Uwaga!

Porozumienie o zawieszeniu przepisów może dotyczyć wyłącznie tych postanowień regulaminu wynagradzania, które są korzystniejsze dla pracowników od powszechnie obowiązujących unormowań. Porozumienie, o którym mowa, nie może ingerować w przepisy k.p. oraz regulacje innych ustaw i aktów wykonawczych, określają one bowiem minimalne warunki wynagradzania i jako takie są nienaruszalne.

Zgodnie z dyspozycjami wynikającymi z art. 91 § 1 k.p. regulamin wynagradzania może być zawieszony w całości lub w części. W porozumieniu o zawieszeniu przepisów należy zatem ustalić czy nastąpi całkowite uchylenie regulaminu wynagradzania, czy też dojdzie do okresowego wyłączenia stosowania poszczególnych zapisów wymienionego aktu normatywnego. Dopuszczalna jest ponadto zmiana określonych przepisów ustanawiająca mniej korzystne uprawnienia płacowe.

Zawieszenie, w całości lub w części, stosowania regulaminu wynagradzania nie może trwać dłużej niż przez okres 3 lat. W porozumieniu pracodawcy i strony pracowniczej powinien zostać wskazany okres, w ramach którego nie będą stosowane postanowienia regulaminu. W czasie trwającego zawieszenia strony mogą modyfikować uprzednio przyjęte w tym zakresie ustalenia, nie może to jednak naruszać maksymalnego 3-letniego okresu niestosowania regulaminu wynagradzania.

Do omawianego porozumienia należy odpowiednio zaadaptować przepis art. 24127 § 3 k.p. W konsekwencji oznacza to wyłączenie stosowania z mocy prawa postanowień regulaminu wynagradzania w zakresie i przez czas określony w porozumieniu.

Zawieszenie stosowania przepisów regulaminu wynagradzania w trybie art. 91 k.p. nie wymaga dokonania wypowiedzenia zmieniającego (art. 24127 § 3 w zw. z art. 91 § 3 k.p.).

Stosownie do brzmienia art. 91 § 4 k.p. pracodawca przekazuje porozumienie o zawieszeniu przepisów okręgowemu inspektorowi pracy właściwemu ze względu na siedzibę pracodawcy.

Uwaga!

Przedstawiona procedura określona w art. 91 k.p. może być stosowana także do innych niż regulamin wynagradzania przepisów wewnątrzzakładowych, takich jak m.in. regulamin pracy, regulamin ZFŚS oraz do innych regulaminów i statutów, jeżeli określają prawa i obowiązki stron stosunku pracy. Ponadto analogiczne postępowanie dotyczące zawieszenia stosowania u.z.p. ustanowiono w art. 24127 k.p.

Warto jeszcze dodać, że art. 91 § 1-4 k.p. stosuje się odpowiednio do porozumienia o wprowadzeniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia pracowników niż wynikające z umów o pracę zawartych z tymi pracownikami. Porozumienie takie może nastąpić , jeżeli jest to uzasadnione sytuacją finansową pracodawcy nieobjętego u.z.p. lub zatrudniającego mniej niż 20 pracowników (art. 231a k.p.).