Regulamin pracy

Regulamin pracy jako zakładowe źródło prawa pracy

Regulamin pracy jest jednym z podstawowych aktów zakładowego prawa pracy, regulującym kwestie organizacyjne i porządkowe związane z procesem pracy. W ogólnym zarysie regulamin pracy ma dostosowawczy charakter – inaczej mówiąc celem jego wydania jest przeniesienie na grunt konkretnego zakładu pracy powszechnie obowiązujących przepisów prawa pracy. W związku z tym zasadnicza część regulaminu powinna zawierać odpowiednio zaadaptowane do potrzeb danego zakładu pracy unormowania dotyczące praw i obowiązków tak pracodawcy, jak i pracowników.

 

W hierarchii źródeł prawa pracy regulamin pracy zajmuje pośrednie miejsce pomiędzy aktami wyższego szczebla (k.p., ustawy i rozporządzenia oraz u.z.p. i porozumienia zbiorowe), a statutami określającymi prawa i obowiązki stron stosunku pracy.
 

W konsekwencji tego, wszelkie postanowienia regulaminu pracy odbiegające na niekorzyść pracownika od ustaleń zawartych w aktach prawnych zajmujących wyższą pozycję w hierarchii źródeł prawa pracy są nieważne, a zamiast nich stosuje się odpowiednie przepisy wyższej rangi.
 

Oznacza to, że zapisy w regulaminie pracy łamiące zakaz jakiejkolwiek dyskryminacji w zatrudnieniu (art. 113 k.p.) lub pozostające w sprzeczności z przepisami określonymi w art. 183a-183e k.p. dotyczącymi równego traktowania w zatrudnieniu – z mocy prawa nie obowiązują.

Regulamin pracy, pomimo swego autonomicznego charakteru, musi pozostawać w ścisłym związku z przepisami k.p. oraz innych ustaw i rozporządzeń. Wobec tego, w postanowieniach regulaminu nie można określić obowiązków pracowników niemających źródła w aktach prawnych wyższej rangi.
 

Pracodawcy zobowiązani do ustalenia regulaminu pracy

Zgodnie z art. 104 § 2 k.p. obowiązkiem wprowadzenia regulaminu pracy objęci są pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników. Przy obliczaniu stanu zatrudnienia uwzględnia się wyłącznie faktyczną liczbę pracowników wykonujących pracę na rzecz danego pracodawcy, przy czym wymiar czasu pracy nie ma wpływu na ustalenie ogólnej liczby pracujących. Innymi słowy określając stan zatrudnienia dla celów, o których mowa w art. 104 § 2 k.p., nie stosuje się metody ustalania liczby pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.
 

Powyższa regulacja dotyczy zatem zakładów pracy, w których obowiązujący u.z.p. nie zawiera wystarczająco
sprecyzowanych postanowień w odniesieniu do kwestii organizacyjno-porządkowych, określając jedynie w ogólny sposób prawa i obowiązki stron stosunku pracy. W takim przypadku gwarancją prawidłowego funkcjonowania zakładu pracy jest wydanie przez pracodawcę regulaminu pracy.

Podstawowe unormowania regulaminu pracy

Najczęściej stosowaną metodą konstruowania regulaminu pracy jest podział jego treści na część zawierającą konkretne przepisy dotyczące wyodrębnionych aspektów organizacyjno-porządkowych oraz część, w której zamieszczono załączniki stanowiące uzupełnienie bądź rozwinięcie wcześniej sformułowanych postanowień (mogą to być np. wykazy prac wzbronionych kobietom lub młodocianym, instrukcje bhp, harmonogramy itp.).

W treści art. 1041 k.p. został określony podstawowy zakres zagadnień, jakie powinny być ustalone w regulaminie pracy. Należy dodać, że wykaz postanowień regulaminu pracy wskazany w wymienionym przepisie na ogólny charakter, co oznacza że pracodawca – zależnie od potrzeb zakładu pracy – odpowiednio modyfikuje zakres przedmiotowy unormowań wynikający z art. 1041 k.p.

Ustalenia dotyczące czasu pracy

Sprawne działanie zakładu pracy wymaga precyzyjnego określenia kwestii dotyczących czasu pracy.

Po nowelizacji k.p. z dn. 14.11.2003 r. w regulaminie pracy powinny się znaleźć zapisy wskazujące:

• systemy i rozkłady czasu pracy,
• przyjęte okresy rozliczeniowe, oraz
• porę nocną. 

Należy zauważyć, że powyższe wymagania bezpośrednio korespondują z treścią nowego art. 150 § 1 k.p., który obliguje pracodawcę zobowiązanego do ustalenia regulaminu pracy do zamieszczenia w nim postanowień określających stosowane systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe (szerzej na ten temat: „Systemy oraz rozkłady czasu pracy”).

Wprowadzenie do regulaminu pracy ustaleń w zakresie zasad świadczenia pracy w porze nocnej wymaga uwzględnienia aktualnie obowiązujących w tej materii przepisów, czyli art. 1517 i 1518 k.p. (nin. regulacje szczegółowo omówiono w artykule „Praca w godzinach nadliczbowych i w porze nocnej oraz czas pełnienia dyżuru” oraz „Wynagrodzenie za pracę w nocy”).

Unormowanie kwestii związanych z organizacją pracy

Postanowienia dotyczące organizacji pracy powinny dostatecznie regulować wszelkie zagadnienia dotyczące podległości służbowej danego pracownika lub grupy pracowników. W tym kontekście należy wymienić zwłaszcza kwestie związane z przydziałem konkretnych zadań, sposobem ich wykonywania oraz nadzoru nad czynnościami podejmowanymi przez pracowników w ramach zleconych im obowiązków.

Pracodawca ustala ponadto rodzaje narzędzi oraz materiałów, w które należy wyposażyć pracowników podczas realizacji określonych zadań wynikających z powierzonych im obowiązków.

Równie istotne z punktu widzenia zapewnienia właściwej organizacji pracy jest ustalenie w regulaminie pracy:

• warunków przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu,
• przyjętego u danego pracodawcy sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. 

W odniesieniu do powyżej wskazanych aspektów porządkowo-organizacyjnych pracodawca dysponuje znaczną swobodą w ukształtowaniu zasad obowiązujących w danym zakładzie – w tym przypadku istotną rolę odgrywa specyfika oraz profil działania danej jednostki organizacyjnej.

Jeżeli pracodawca nie określił odrębnie trybu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy, a także sposobu usprawiedliwiania absencji, może skorzystać z regulacji ustalonych w treści § 2 i 3 rozp. MPiPS z dn. 15.05.1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. Nr 60, poz. 281). Niniejsze uregulowania szerzej omówiono w artykule „Usprawiedliwianie nieobecności w pracy”.

Ustalenie zasad i trybu wypłaty wynagrodzenia

Kolejnym niezmiernie istotnym postanowieniem, jakie należy zamieścić w regulaminie pracy jest regulacja dotycząca zasad oraz sposobu wypłaty wynagrodzenia. W regulaminie pracy należy zatem określić:

• termin wypłaty wynagrodzenia – ustalony obowiązkowo przez podanie daty kalendarzowej,
• miejsce wypłaty – wskazane w taki sposób, aby pracownik nie miał żadnych wątpliwości co do jego lokalizacji,
• czas wypłaty – także i w tym przypadku wymagane jest precyzyjne ustalenie godziny lub przedziału czasu w danym dniu, kiedy wynagrodzenie będzie wypłacane,
• częstotliwość wypłaty – uszczegółowienie tej kwestii nastąpiło w wyniku nowelizacji k.p. z dn. 14.11.2003 r. Jak wiadomo wynagrodzenie za pracę jest płatne raz w miesiącu z dołu, pracodawca może jednak wprowadzić zasadę, zgodnie z którą wynagrodzenie będzie wypłacane częściej niż w odstępach miesięcznych (np. raz w tygodniu). Wdrożenie takiego trybu wymaga stosownych zapisów w regulaminie pracy. 

Na temat terminów i miejsca wypłaty wynagrodzenia patrz również: „Postępowanie dotyczące wypłaty wynagrodzenia”.

Uregulowania z zakresu przepisów bhp

Ze względu na ochronę zdrowia i życia pracowników problematyka dotycząca przepisów bhp oraz ochrony p.poż. powinna być odpowiednio uregulowana w regulaminie pracy. Oczywiście tak jak w dotychczas opisanych aspektach organizacji pracy, uwzględnienie zagadnień bhp w konkretnym regulaminie wynika z potrzeb i specyfiki danego zakładu pracy, tym niemniej podstawowe regulacje zawarte w dziale X k.p. muszą znaleźć stosowne odzwierciedlenie w postanowieniach każdego regulaminu pracy.

Podobna zależność występuje w przedmiocie przeniesienia na grunt danego zakładu pracy przepisów związanych z ochroną p.poż. określonych w ustawie z dn. 24.08.1991 r. o ochronie przeciwpożarowej (Dz.U. Nr 81, poz. 351, z późn. zm.) oraz w aktach wykonawczych wydanych na jej podstawie. W tym przypadku pracodawca decyduje o rodzaju zabezpieczeń i środkach profilaktycznych, a także o zasadach postępowania na wypadek pożaru. Pracodawca wskazuje również osoby odpowiedzialne za stan sprzętu gaśniczego oraz wymagane przepisami oznakowanie terenu zakładu pracy. Właściwie zredagowane postanowienia odnoszące się do tych kwestii należy zamieścić w regulaminie pracy.

Bardzo ważnym składnikiem wszystkich regulaminów pracy są unormowania określające sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, wiążącym się z wykonywaną pracą. Obecnie obowiązujące przepisy w tym zakresie zawarto w art. 226 k.p.

Kolejną istotną czynnością dotyczącą tworzenia regulaminu pracy jest ustalenie wykazu prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom.

Należy zauważyć, że pracodawca, opierając się na instrukcjach ujętych w wymienionych rozp., konstruuje wykazy w taki sposób, aby były dostosowane do charakteru działalności danego zakładu pracy. Jeżeli zatem u danego pracodawcy wykonywane są niektóre z prac występujących w wykazach określonych przez MPiPS, to wyłącznie takie prace powinny być uwzględnione w zakładowych wykazach.

W razie, gdy pracodawca nie zatrudnia ani pracowników młodocianych, ani kobiet nie ma potrzeby opracowywania wykazu prac wzbronionych tym osobom.

Pracodawca, który korzysta jednak z pracy młodocianych powinien określić w regulaminie pracy wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe. Wykaz, o którym mowa, ustala pracodawca po uzyskaniu zgody lekarza wykonującego zadania służby medycyny pracy. Ponadto nin. wykaz musi zostać zatwierdzony przez właściwego inspektora pracy, a w jego treści nie wolno zawrzeć prac wzbronionych młodocianym.

Jeżeli pracodawca zatrudnia pracowników młodocianych w celu odbywania przygotowania zawodowego, obowiązany jest wskazać w regulaminie pracy rodzaje prac dozwolonych tym pracownikom oraz wykaz stanowisk pracy, na których mogą pracować.

Regulacje w zakresie kar porządkowych

W regulaminie pracy powinna być zawarta treść określająca zasady oraz zakres odpowiedzialności porządkowej pracowników.

W tej materii postanowienia regulaminu pracy muszą stanowić dokładne odzwierciedlenie trybu stosowania kar porządkowych ustalonego w art. 108 k.p. (szerzej na ten temat: „Odpowiedzialność porządkowa pracowników”).

W odniesieniu do odpowiedzialności porządkowej pracowników modyfikacje ujęte w regulaminie pracy mogą dotyczyć wyłącznie uściślenia okoliczności, w których pracownik może zostać ukarany jedną z kar wymienionych w art. 108 k.p. (czyli karą upomnienia, nagany lub karą pieniężną). 

Tryb ustalenia oraz termin wejścia w życie regulaminu pracy

Ustalenie regulaminu pracy leży w kompetencji pracodawcy, przy czym treść postanowień zawartych w regulaminie wymaga uzgodnienia z zakładową organizacją związkową.

Należy podkreślić, że pracodawca jest obowiązany dążyć do uzyskania z organizacją związkową pełnego porozumienia co do wszystkich istotnych elementów objętych regulaminem pracy.

Regulamin pracy wprowadzony z pominięciem obowiązkowego trybu konsultacji nie jest aktem zakładowego prawa pracy wiążącym dla pracodawcy i pracowników. Potwierdzeniem tego jest sentencja wyroku SN z dnia 21.03.2001 r., zgodnie z którą regulamin pracy wydany przez pracodawcę bez wymaganego uzgodnienia z zakładową organizacją związkową nie ma mocy wiążącej (I PKN 320/00, OSNAP 2001/16/5).

Regulacje kodeksowe nie wskazują okresu, w jakim powinno dojść do porozumienia pracodawcy i organizacji związkowej w przedmiocie ustalenia regulaminu pracy. Oczywistym jest, że czas na przeprowadzenie konsultacji powinien być ustalony zgodnie z zasadami współżycia społecznego, nie może być zatem zbyt krótki, gdyż utrudni uzgodnienie wszystkich ważnych kwestii, nie może także być nadmiernie długi, wprowadzić bowiem może dezorganizację procesu pracy w sferze organizacyjno-porządkowej. Tak więc zarówno pracodawca, jak i zakładowa organizacja związkowa powinny zmierzać do określenia okresu negocjacji, który byłby satysfakcjonujący dla obydwu stron.

W przypadku, gdy w danym zakładzie pracy działa więcej niż jedna organizacja związkowa stosuje się przepisy ustawy z dn. 23.05.1991 r. o związkach zawodowych (Dz.U. z 2001 r. Nr 79, poz. 854, z późn. zm.). Jak wynika z brzmienia art. 30 ust. 4 ustawy związkowej, organizacje związkowe powinny zająć wspólne stanowisko w sprawie treści regulaminu pracy, a następnie przedstawić je pracodawcy. Jeżeli w sprawie ustalenia regulaminu pracy organizacje związkowe nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni, decyzję w tej kwestii podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych (art. 30 ust. 5 ustawy związkowej).
 

Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od podania go do wiadomości w przyjęty u danego pracodawcy sposób komunikowania się z pracownikami, przy czym udostępnienie treści regulaminu ogółowi zatrudnionych jest warunkiem uzyskania mocy prawnej.

Należy zauważyć, że w takim samym trybie dokonuje się wszelkich zmian w brzmieniu postanowień regulaminu pracy.

Obowiązek zapoznania pracownika z treścią regulaminu pracy

Przed rozpoczęciem pracy przez danego pracownika pracodawca jest obowiązany zapoznać go z treścią regulaminu pracy. W związku z tym pracodawca – przed dopuszczeniem pracownika do pracy – uzyskuje jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy. Pisemne potwierdzenie, o którym wyżej mowa, przechowuje się w części B akt osobowych pracownika (§ 3 i § 6 ust. 2 pkt 2, lit. b rozp. MPiPS z dn. 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika – Dz.U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.).

Obowiązek informacyjny pracodawcy

Obecnie obowiązujące przepisy obligują każdego pracodawcę (zarówno tworzącego regulamin pracy, jak i takiego, który regulaminu ustalać nie musi) do wręczenia wszystkim pracownikom pisemnej informacji o istotnych warunkach zatrudnienia nieobjętych umową o pracę. Informacja taka powinna określać:

• obowiązującą pracownika dobową i tygodniową normę czasu pracy,
• częstotliwość wypłaty wynagrodzenia za pracę,
• wymiar przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
• długość wypowiedzenia umowy o pracę. 

Uwaga!

Pracodawca przekazuje pracownikowi pisemną informację, o której mowa, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę.

Przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca uzyskuje jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z informacją o istotnych warunkach zatrudnienia nieobjętych umową o pracę. Obowiązek ten dotyczy wszystkich pracodawców niezależnie od tego, czy są obowiązani ustalić regulamin pracy, czy też nie muszą go tworzyć.

Pisemne potwierdzenie zaznajomienia się przez pracownika z powyższą informacją należy przechowywać w części B akt osobowych pracownika. Dotyczy to również sytuacji, gdy pracodawca poinformował pracownika o istotnych warunkach zatrudnienia nieujętych w umowie o pracę, w okresie 7 dni od daty zawarcia umowy o pracę.