Pozostałe dokumenty podlegające gromadzeniu w indywidualnej dokumentacji pracownika

Oprócz wniosków, dokumentów oraz zgód składających się na indywidualną dokumentację pracownika w zakresie ewidencjowania czasu pracy, pracodawca jest obowiązany gromadzić  – w prowadzonej oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy – także inne dokumenty.

Odpowiednie dyspozycje w tym przedmiocie zostały zawarte w par. 6 pkt 2-4 rozp. MRPIPS z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369).

Zgodnie z przywołanymi przepisami w indywidualnej dokumentacji pracownika należy przechowywać:

• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
• kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 par. 3 k.p.),
• kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 237⁶ i art. 237⁷p.).

Jak więc widać z powyższego, większość zapisów jest analogiczna z postanowieniami dotychczasowego aktu wykonawczego (rozp. MPIPS z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, Dz.U. z 2017 r. poz. 894). Wymaga jednocześnie podkreślenia, że tworząc nowe regulacje, dostosowano ich brzmienie do zmian w k.p. wynikających z ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357). Chodzi w tym przypadku o modyfikacje w zakresie sposobu wypłacania pracownikowi wynagrodzenia za pracę.

Maciej Ofierski