Na zasadach określonych w art. 124 pracownicy mogą przyjąć wspólną odpowiedzialność materialną za mienie powierzone im łącznie z obowiązkiem wyliczenia się.
Kwestie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie regulują przepisy art. 124 k.p. (cytowane już wcześniej), jak i normy zawarte w art. 125 k.p., który brzmi:
- § 1: Na zasadach określonych w art. 124 pracownicy mogą przyjąć wspólną odpowiedzialność materialną za mienie powierzone im łącznie z obowiązkiem wyliczenia się. Podstawą łącznego powierzenia mienia jest umowa o współodpowiedzialności materialnej, zawarta na piśmie przez pracowników z pracodawcą,
- § 2: Pracownicy ponoszący wspólną odpowiedzialność materialną odpowiadają w częściach określonych w umowie. Jednakże w razie ustalenia, że szkoda w całości lub w części została spowodowana przez niektórych pracowników, za całość szkody lub za stosowną jej część odpowiadają tylko sprawcy szkody.
Powyższe zasady omówiono szerzej w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 4.10.1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie (tekst jednolity Dz.U. z 1996 r. Nr 143, poz. 663) wydanym na podstawie delegacji określonej w art. 126 k.p.
Reguły tego rozporządzenia znajdują zastosowanie w zakresie łącznego powierzenia pracownikom mienia (z obowiązkiem wyliczenia się) w zakładach pracy (ewentualnie w wyodrębnionych częściach tego zakładu), w których ma miejsce:
- sprzedaż,
- produkcja,
- świadczenie usług,
- przetrzymywanie mienia będącego przedmiotem powierzenia, jak również osobnego rozliczenia.
Pracownicy zatrudnieni w oparciu o ww. zasady mogą zadecydować o wspólnej odpowiedzialności materialnej ze względu na szkody spowodowane zaistnieniem braków w łącznie powierzonym mieniu, jeżeli zostanie pomiędzy nimi a pracodawcą zawarta pisemna umowa w tej sprawie. Do takiej sytuacji dojść może, jeżeli liczba zatrudnionych mieści się w następujących limitach:
- 8 pracowników – przy jednozmianowym trybie zatrudnienia,
- 12 pracowników – przy pracy dwuzmianowej,
- 16 pracowników – przy pracy na trzy zmiany.
Biorąc pod uwagę placówki takie jak:
- sklepy samoobsługowe i preselekcyjne,
- zakłady usługowe,
- zakłady zbiorowego żywienia
— zastosowanie wspólnej odpowiedzialności materialnej (za powierzone mienie) może zachodzić wtedy, gdy wielkość personelu wykonującego pracę na jednej zmianie nie przekracza 24 pracowników.
Umowę o wspólnej odpowiedzialności materialnej można zawrzeć wtedy, gdy na przyjęcie wspólnej odpowiedzialności materialnej zgodzą się wszyscy pracownicy, których zatrudniono w miejscu powierzenia mienia, za wyjątkiem okoliczności określonych w § 4 omawianego rozporządzenia:
— za pisemną zgodą zatrudnionych, którzy przyjęli wspólną odpowiedzialność materialną, może być wykonywana praca (lub określone czynności) w miejscu powierzenia mienia przez następujące osoby:
- wykonujące czynności niemające związku z dysponowaniem mieniem,
- których praca ma charakter dorywczy lub czas ich pracy został określony,
- nowo zatrudnione przy pracy dotyczącej m.in. dysponowania mieniem – ale tylko do chwili przeprowadzenia w najbliższym terminie inwentaryzacji,
- odbywające praktykę zawodową,
— w powyżej opisanych sytuacjach pracodawca jest zobowiązany zapewnić możliwość pełnienia nadzoru nad powierzonym mieniem osobom, które przyjęły zasadę wspólnej odpowiedzialności materialnej (głównie przez nieskrępowany dostęp do mienia powierzonego).
Wspólna odpowiedzialność materialna uzależniona jest od faktu:
- powierzenia mienia wszystkim pracownikom, których ma dotyczyć taka odpowiedzialność w oparciu o inwentaryzację prowadzoną z udziałem zainteresowanych osób (lub udziałem osób przez nie delegowanych),
- uzyskania przez zainteresowanych możliwości przedstawienia uwag dotyczących przebiegu i wyników inwentaryzacji,
- respektowania prawa pracownika objętego umową o wspólnej odpowiedzialności materialnej do wglądu w księgi rachunkowe pracodawcy (ale tylko w obrębie informacji związanych z rozliczaniem mienia powierzonego i uczestnictwa w przyjęciu i wydawaniu tegoż mienia).
Odpowiedzialność materialna pracowników zostaje ustalona w konkretnych częściach w:
- jeśli jednak niedobór (całkowicie lub częściowo) został zawiniony przez poszczególnych pracowników, to za wielkość tego niedoboru odpowiedzialność ponoszą tylko jego sprawcy, co nie oznacza ich wyłączenia ze wspólnej odpowiedzialności materialnej z pozostałymi pracownikami (za niedobory niespowodowane przez nich osobiście) zgodnie z regułami wspólnej odpowiedzialności,
- zasada wspólnej odpowiedzialności materialnej nie może zwalniać danego pracownika z odpowiedzialności za inne mienie, jeśli takowe zostało mu powierzone.
Umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej winna zakreślać ramy czasowe (określone przez strony umowy) <nieobecności pracownika w zakładzie pracy, które nie wpływają na zakres odpowiedzialności tego pracownika, a także pozostałych, których tyczy się umowa. Jeśli jednak powyższe ramy czasowe nieobecności pracownika w pracy zostaną przekroczone, to wówczas należy najwcześniej jak to możliwe lecz nie później niż w okresie 7 dni od chwili upływu okresu dopuszczalnej nieobecności pracownika, przeprowadzić inwentaryzację. W razie gdy pracownik objęty wspólną odpowiedzialnością materialną powróci do pracy (po okresie nieobecności trwającym dłużej niż przewidziano to w umowie), a inwentaryzacja związana z jego nieobecnością w pracy nie została jeszcze rozpoczęta lub zakończona, to warunki umowy dla takiego pracownika są nadal wiążące.
W przypadku, gdy pracownik związany umową o wspólnej odpowiedzialności materialnej dokona stwierdzenia nieprawidłowości w obrębie pełnienia obowiązków dotyczących nadzoru nad powierzonym mieniem leżących po stronie innego pracownika może zażądać od pracodawcy przeprowadzenia inwentaryzacji. Pracownik taki może odstąpić od umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej, jeśli w okresie 7 dni od daty zgłoszenia żądania w kwestii wykonania inwentaryzacji nie zostanie ona rozpoczęta lub, jeżeli pracownik, na którym ciążą zarzuty nie zostanie odsunięty od swych obowiązków.
Pracownik ma prawo do wypowiedzenia umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej z wyprzedzeniem 14-dniowym. Wypowiedzenie takie nie jest jednoznaczne z wypowiedzeniem umowy o pracę.
Jeśli umowa o współodpowiedzialności materialnej została wypowiedziana, to wymagane jest przeprowadzenie inwentaryzacji przez upływem okresu wypowiedzenia,
— jeżeli w wyniku rozliczenia mienia zostanie stwierdzony niedobór, to każdy z pracowników, który ponosi wspólną odpowiedzialność materialną może w okresie 3 dni od ujawnienia informacji o zaistniałym niedoborze odstąpić pisemnie od umowy określającej taką odpowiedzialność. W tej sytuacji do procedury inwentaryzacyjnej trzeba przystąpić w okresie 7 dni od daty odstąpienia pierwszego z pracowników od umowy,
— pracodawca natomiast ma prawo odstąpić od umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej w każdej chwili. Jeśli do tego dojdzie inwentaryzacja winna być dokonana jak najszybciej nie później niż do 3 dni od daty odstąpienia pracodawcy od umowy.
W razie dokonania przez jedną ze stron wypowiedzenia umowy o pracę z zatrudnionym ponoszącym wspólną odpowiedzialność materialną, procedura inwentaryzacyjna powinna zakończyć się najpóźniej w dniu, w którym nastąpiło rozwiązanie umowy o pracę.
Jeśli umowa o pracę została rozwiązana bez wypowiedzenia albo jeżeli doszło do wygaśnięcia umowy o pracę, inwentaryzację należy przeprowadzić niezwłocznie w terminie do 7 dni od daty rozwiązania umowy o pracę lub jej wygaśnięcia.
W przypadku wypowiedzenia umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej przez pracodawcę albo pracownika, pracownik odpowiada materialnie (na zasadach ww. umowy) za szkody w mieniu powstałe do momentu zakończenia inwentaryzacji pod warunkiem, że została ona rozpoczęta w terminie przewidzianym w przepisach,
— jeżeli w wyznaczonym normami rozporządzenia terminie nie dojdzie do rozpoczęcia inwentaryzacji, to wtedy pracownik zostaje uwolniony od odpowiedzialności z dniem, w którym przestała go obowiązywać umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej,
— reguła ta znajduje również zastosowanie w przypadku ustania stosunku pracy pracownika, którego obejmuje wspólna odpowiedzialność materialna.
§ 5 ww. rozporządzenia zakłada, iż każdorazowa zmiana w zespole pracowników objętych wspólną odpowiedzialnością materialną pociąga za sobą konieczność zawarcia nowej umowy w zakresie wspólnej odpowiedzialności materialnej.
Jeżeli poprzednia umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników została rozwiązana, a nowej jeszcze nie zawarto, to pracownicy, których dotyczą zasady wspólnej odpowiedzialności materialnej nie ponoszą konsekwencji za część szkody w mieniu, która powstała w okresie funkcjonowania uprzednio zawartej umowy, za którą to szkodę odpowiadałby pracownik. Część tej szkody obciąża konto pracodawcy,
— w przypadku braku możliwości wzięcia udziału w inwentaryzacji ze względu na uzasadnione przyczyny pracownik może wyznaczyć inną osobę, która wzięłaby udział w przeprowadzeniu inwentaryzacji, ale pod warunkiem wyrażenia przez pracodawcę zgody na takie zastępstwo,
— jeśli pracownik nie weźmie udziału w inwentaryzacji, ewentualnie nie wskaże osoby na zastępstwo, to w takiej sytuacji pracodawca nakazuje przeprowadzenie inwentaryzacji przez komisję składającą się z 3 osób.
