Z początkiem 2019 roku pracodawca będzie miał obowiązek prowadzenia m.in. ewidencji czasu pracy i karty wypłaconego wynagrodzenia za pracę.
Jakie więc zmiany i dokumenty według projektodawcy powinny znaleźć się w ewidencji czasu pracy?
Z dniem …
(…) 01.01.2019 roku będą obowiązywały nowe przepisy dotyczące skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych. Nowe przepisy wprowadzone zostały ustawą z dn. 10.01.2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Konsekwencją znowelizowanej ustawy jest również zmiana rozporządzenia o sposobie prowadzenia akt osobowych pracownika. W tym zakresie Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej jest autorem nowego projektu rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Otóż w wyniku proponowanych zmian, oprócz akt osobowych, pracodawca będzie miał obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy i inne dokumenty związane ze stosunkiem pracy, np. kartę wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą czy kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej.
I tak, jeżeli chodzi o ewidencję czasu pracy to ustawodawca w sposób szczegółowy określił wykaz dokumentów jakie mają się w niej znaleźć. Są to:
a) kopia rozkładu czasu pracy zawierająca potwierdzenie otrzymania rozkładu czasu pracy przez pracownika,
b) karta ewidencji czasu pracy za dany okres rozliczeniowy, zawierająca informacje o:
– liczbie przepracowanych godzin i ich rozkładzie w dobach, ze wskazaniem pracy w porze nocnej i w godzinach nadliczbowych,
– dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
– liczbie godzin dyżuru i ich rozkładzie w dobach, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
– zwolnieniach od pracy, z oznaczeniem wymiaru i podstawy prawnej ich udzielenia,
– innych usprawiedliwionych nieobecnościach w pracy, ze wskazaniem wymiaru i tytułu ich udzielenia,
– nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy,
– czasie pracy pracowników młodocianych przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,
c) wnioski pracownika dotyczące:
– udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
– ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty,
– stosowania systemu skróconego tygodnia pracy,
– stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta,
– stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy,
– stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy,
d) dokumenty związane:
– ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy,
– z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy,
– z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,
e) zgoda:
– pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin, na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy,
– pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy.
Inne dokumenty
Ponadto w ramach dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, pracodawca będzie miał obowiązek prowadzenia:
– karty (listy) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą;
– karty ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację;
– dokumentacji związanej z realizacją innych uprawnień lub obowiązków pracowniczych, jeżeli jej przechowywanie jest niezbędne dla celów dochodzenia roszczeń ze stosunku pracy.
Powyższą dokumentację pracodawca będzie prowadził oddzielnie dla każdego pracownika – wynika z projektowanego rozporządzenia.
Paweł Nowak – prawnik prawa pracy i prawa oświatowego
Podstawa prawna:
Projekt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dn. 13.09.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
