„Czy pracownik socjalny lub inny pracownik gminnego ośrodka pomocy społecznej może potwierdzić za zgodność z oryginałem nie wytworzone dokumenty przez ośrodek pomocy społecznej ale przedstawione przez beneficjenta na potrzeby uzyskania np. świadczenia rodzinnego, wywiadu środowiskowego, danych dłużników alimentacyjnych? Czy pracownik ten widząc oryginał może zrobić kopię i potwierdzić ją za zgodność z oryginałem dla własnych celów (dołączyć do akt prowadzonej sprawy) np. aktu urodzenia dziecka, świadectwa pracy, kopię dowodu osobistego, zaświadczenia o dochodach, orzeczenia o niepełnosprawności i innych dokumentów?”
Zgodnie z art. 76 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego, dokumenty urzędowe sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy państwowe w ich zakresie działania stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone. Przepis ten stosuje się również odpowiednio do dokumentów urzędowych sporządzanych przez organy jednostek organizacyjnych.
Zgodnie z kolei z …
(…) art. 76a § 2 K.p.a., jeżeli dokument znajduje się w aktach podmiotu, o którym mowa w art. 76 § 1 lub 2 (czyli również a aktach OPS), wystarczy przedstawić urzędowo poświadczony przez ten podmiot odpis lub wyciąg z dokumentu.
Podmiotem kierującym ośrodkiem i reprezentującym go na zewnątrz jest z dyrektor, czego potwierdzeniem są odpowiednie regulacje statutu danego ośrodka, zatem do dyrektora należy potwierdzanie za zgodność z oryginałem dokumentów znajdujących się w aktach ośrodka. Dyrektor może jednak upoważniać do wykonywania niektórych z jego kompetencji poszczególnych pracowników ośrodka, w tym zakres takiego upoważnienia może obejmować prawo do potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem. W razie udzielenia takiego upoważnienia w formie pisemnej prawo potwierdzania zostanie zatem przekazane również na innych, imiennie wskazanych, pracowników ośrodka.
Takie zasady potwierdzania obowiązują w stosunku do dokumentów wytworzonych w OPS, bowiem te dokumenty mogą być potwierdzone przez dyrektora lub upoważnionego pracownika. Żaden z tych podmiotów nie może natomiast potwierdzić dokumentu nie wytworzonego przez OPS, zatem w przypadku gdy taka potwierdzona kopia jest niezbędna należy zażądać jej dostarczenia.
Michał Łyszczarz – specjalista prawa oświatowego
Podstawa prawna:
1. Ustawa z dn. 14.06.1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego – tekst jedn. Dz.U. z 2016 r. poz. 23 ze zm.
